SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Ppt download disini !!!
Pdf download disini !!!

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI PT HIMALAYA

Ditujukan untuk memenuhi tugas pada mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Dosen Pembimbing : Suryana,SE

Disusun Oleh :

Kelompok :1
Kelas:2-MI-4
Anggota	:	Heru Hermansyah
		Iman Firmansyah
		Kamal Mustopa
		Siti Nurjanah
		Trian Nugraha

Politeknik Komputer Niaga LPKIA
Program Studi Manajemen Informatika
Konsentrasi Manajemen Informatika
Bandung
2012

KATA PENGANTAR

Bismillahhirrohmanirrohim.

Dengan memanjatkan do'a dan puji syukur kehadirat Allah SWT serta sholawat serta salam tercurahkan ke junjungan kita Nabi Muhammad SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas pada mata Sistem Informasi Akuntansi dengan judul SIA Pembelian Tunai di PT Himalaya.

Adapun penulisan makalah ini dapat terselesaikan berkat bantuan dari berbagai pihak yang membantu menyelesaikan makalah ini.

Maka dari itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1.     Orang tua yang senantiasa memberikan dorongan maupun dukungan baik moril maupun materil yang sangat memotivasi bagi kami untuk terus belajar dan berkarya.

2.     Dosen Pengantar SIA yang telah memberikan gambaran mengenai SIA  sehingga memudahkan kami dalam penyusunan makalah ini.

3.     Rekan sekelompok yang membantu dan mendorong serta memberikan informasi yang sangat diperlukan dalam penyusunan makalah ini sehingga dapat terselesaikan.

4.     PT Himalaya yang telah memberikan Informasi tentang SIA pembelian tunai secara rinci sehingga membantu kami dalam peneyelesaian tugas ini.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih banyak kesalahan dan kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan sumbangan pikiran, pendapat serta saran – saran yang berguna demi penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pembaca.

Bandung, 30 Maret 2014

Penulis

DAFTAR ISI

Kata Pengantar

Daftar Isi

Daftar Gambar 

1   BAB I PENDAHULUAN.. 1

1.1      Latar Belakang. 1

1.2      Rumusan Masalah. 1

1.3      Tujuan. 1

2   BAB II LANDASAN TEORI. 2

2.1      Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian. 2

2.2      Jenis-jenis pembelian. 2

2.3      Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Pembelian. 3

2.4      Prosedur Pembelian. 4

2.4.1      Prosedur Pembelian Tunai 5

3   BAB III PEMBAHASAN.. 9

3.1      Prosedur Pembelian Tunai pada PT Himalaya. 9

3.2      Fungsi-fungsi yang Terlibat pada Saat Pembelian Tunai di PT Himalya. 9

3.3      Dokumen Pembelian Tunai di PT Himalaya. 10

4   BAB IV Penutupan. 11

4.1      Kesimpulan. 11

5   Daftar Pustaka

BAB I

PENDAHULUAN

1.1        Latar Belakang

Sistem Akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk  pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit. Sistem akuntansi pembelian ini diterpkan dalam perusahaan manufaktur. Dalam suatu perusahaan terdapat banyak kegiatan dan kegiatan tersebut membutuhkan banyak informasi dan pihak-pihak yang terkait berperan penting didalamnya. Dalam perusahaan besar khususnya perusahaan dagang dan industri pembelian merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam satu periode, sehingga perusahaan harus membuat suatu sistem untuk mengatur pembelian. Tetapi pembelian yang sering dilakukan oleh perusahaan yaitu secara kredit.Pembelian merupakan sistem aplikasi siklus pengeluaran yang umum.Sistem aplikasi pembelian mencakup prosedur-prosedur pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan dan pengotorisasian. Model sistem aplikasi pembelian mencakup pemisahan fungsi-fungsi permintaan, pembelian, penerimaan, utang dagang dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yangmemadai merupakan faktor penting dalam keterpaduan seluruh sistem aplikasi pembelian.Dalam perusahaan yang kecil, pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian terutama bersumber dari penerimaan kas dalam perusahaan yang besar  pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dari register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian dan dari distribusi pembelian dari pemasok. Oleh karena dalam makalah ini akan dibahas mengenai SIA pembelian tunai.

1.2        Rumusan Masalah

1.              Bagaimana Proses Pembelian tunai di PT Himalaya?

2.              Fungsi-fungsi apa saja yang terkait dengan Pembelian Tunai di perusahaan PT Himalaya ?

3.              Dokumen – dokumen apa saja yang di gunakan ?

1.3         Tujuan

Tujuan dari pembahasan dalam makalah ini di harapkan bisa membantu pembaca untuk mengetahui hal-hal tentang SIA Pembelian Tunai.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1        Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi”, mengatakan bahwa :

“Sistem informasi akuntansi adalah sebuah system yang memprose data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan memproses bisnis”.

            Menurut Soemarso SR dalam bukunya yang berjudul “Akuntansi Suatu Pengantar”, pembelian adalah :

“Pembelian adalah proses transaksi antara pihak yang membutuhkan atau mengolah aktiva produktif, barang dagangan dan barang jasa lainnyadengan pihak supplier, dimana transaksi tersebut dapat dilakukan tunai maupun kredit dengan atau tanpa syarat”.

            Dari definisi-definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi Pembelian adalah sebuah system yang memproses data dan transaksi antara pihak yang membutuhkan atau mengolah aktiva produktif, barang dagangan, dan barang jasa lainnya dengan pihak supplier.

2.2        Jenis-jenis pembelian

Jenis-jenis pembelian menurut La Midjan dan Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi” adalah sebagai berikut :

1.      Pembelian secara kontan

Yaitu pembelian dilaksanakan secara cash dan carry.

2.      Pembelian secara kredit

Pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran yang lebih dari satu bulan.

3.      Pembelian secara tender

Pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai yang cukup besar.

4.      Pembelian dengan cara impor

Pembelian yang menggunkan prosedur impor dengan memanfaatkan L/C (Letter Of Credit).

5.      Pembelian di pasar berjangka

Pembelian untuk barang-barang yang telah memiliki standar kualitas yang ditawarkan di pasar berjangka, selain telah terjamin juga menutup kemungkinan kerugian adanya kenaikan harga (hegding).

6.      Pembelian secara komisi

Peberian barang bersifat titipan atas barang-barang yang terjual yang kemudian dibayar.

7.      Pembelian secara cicilan (Leasing)

Suatu cara pembelian dimana harga atas barang dibayar secara mencicil setelah diperhitungkan bunga bank.

8.      Pembelian kontrak

Suatu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang memuat hak-hak dan kewajiban masing-masing pihak.

9.      Pembelian melalui perantara

Suatu jenis pembelian yang menggunakan komisioner atau makelar sebagai perantara dalam pembelian dan untuk jasa yang mereka berikan kepada penerima komisi/provisi.

Sedangkan menurut Mulyadi, dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi”jenis-jenis pembelian itu dapat digolongkan menjadi 2 yaitu :

a.       Pembelian local adalah pembelian dari pemasok dalam negeri

b.      Pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri

2.3        Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Pembelian

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi “ fungsi yang terkait dalam pembelian adalah sebagai berikut :

1.      Fungsi Gudang

Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pengadaan material sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menghimpun barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.      Fungsi Pembelian atau Pengadaan

Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menetukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terkait.

3.      Fungsi Penerimaan

Bertanggung jawab untuk menerima barang dengan terlebih dahulu mengecek mutu dan jumlah barang yang dipesan oleh fungsi pembelian.

4.      Fungsi Akuntansi

2.4        Prosedur Pembelian

Suatu perusahaan akan berjalan dengan baik apabila mempunyai prosedur pembelian yang efektif dan efisien.  Prosedur pembelian menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi” secara garis besar prosedur dalam sistem akuntansi pembelian terdiri dari 6 prosedur yang meliputi :

1.      Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian.  Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2.      Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini , fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasokbarang yang diperlukanoleh perusahaan.

3.      Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan.

4.      Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini, penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5.      Prosedur Pencatatan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok).

6.      Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.4.1        Prosedur Pembelian Tunai

a.       Bagian Gudang atau bagian yang membutuhkan barang memeriksa stok barang (pada kartu gudang).

Jika persediaan menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar, SPP lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan SPP lembar 2 diarsip sementara.

b.      Bagian Pembelian

Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 lembar. SPPH lembar 1 diberikan kepada supplier, SPPH lembar 2 diarsip tetap.  Jika supplier telah menjawab penawaran harga yang perusahaan ajukan, maka supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH).

c.       Bagian Penerimaaan

Menerima SOP (surat order pembelian) lembar 2 dari bagian pembelian,menerima faktur barang (FB) dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier, kemudian memcocokan SOP lembar 2, FB, SJB dengan barang.

d.      Bagian Keuangan

Setelah menerima SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB dan FB dari bagian penerimaan barang yang akan diotorisasi, kemudian membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke pemasok sedangkan STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB (laporan penerimaan barang), SJB dan FB dikirim ke bagian akuntansi, STTP lembar 3 diarsip.

e.       Bagian Akuntansi

Menerima STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB, FB dari bagian keuangan yang akan dicocokkan dan selanjutnya melakukan penjurnalan.

2.4.1.1       Dokumen Pembelian Tunai

Dokumen merupakan bukti-bukti untuk pencatatan transaksi pembelian dan sebagai dasar pembuatan laporan.  Dokumen-dokumen yang penting dalam fungsi pembelian menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi” adalah sebagai berikut :

1.      Surat Permintaan Pembelian

Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau pengguna untuk meminta melakukan pembelian barang.  Surat permintaan pembelian dibuat dalam rangkap dua untuk setiap permintaan. Satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip gudang atau pengguna.

2.      Surat Permintaan Penawaran

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga barang yang pengadaannya tidak berulang kali, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian besar.

3.      Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada supplier yang dipilih.  Dokumen ini terdiri dari dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut :

a.       Surat Order Pembelian

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok order resmi.

b.      Tembusan Pengakuan Untuk Pemasok

Dikirim kepada pemasok kemudian diminta tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian dan kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang sesuai yang tercantum dalam dokumen.

c.       Tembusan Bagian Unit Permintaan

Dikirim pada fungsi yang meminta atau pengguna bahwa barang yang diminta telah dipesan.

d.      Arsip Tanggal Penerimaan

Disimpan dalam pembelian yang memuat tanggal penerimaan barang yang diharapkan.

e.       Arsip Pemasok

Disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok.

f.       Tembusan Fungsi Penerimaan

Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otoritas untuk menerima barang yang spesifikasi sama dengan dokumen tersebut.

g.      Tembusan Fungsi Akuntansi

Dikirim kepada fungsi akuntansi sebagai mencatat kewajiban yang timbul.

4.      Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima sudah sesuai dalam surat order pembelian.

5.      Surat Perubahan Order

Jika terjadi perubahan, misalnya kuantitas, jadwal penyerahan, spesifikasi atau penggantian hal lain.

6.      Bukti Kas Keluar

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dasar pencatatan selain itu berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dan untuk membayar utang.

2.4.1.2       Pencatatan Pembelian

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, menurut  Mulyadidalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi” adalah sebagai berikut :

1.      Register Fungsi Kas Keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure. Jurnal yang digunakan untuk pencatatan transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

2.      Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.      Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat uang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.      Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu pesediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

2.4.1.3       Pelaporan Pembelian

Pelaporan merupakan suatu alat yang diajukan kepada pimpinan, untuk mempertanggung jawabkan tugas-tugas yang diberikan.  Sistem pelaporan menurut La Midjan dan Azhar Susantodalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi” adalah sebagai berikut :

1.      Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting bagi perusahaan

Laporan ini memuat berbagai barang atau persediaan yang penting dan menentukan berikut harganya.

2.      Laporan analisis bonofiditas supplier

Berisi laporan mengenai berbagai supplier berikut kondisi atas bonofiditas antara lain pernah tidak melaksanakan berbagai kewajibannya.

3.      Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi persediaannya

Berisi laporan posisi persediaan atas barang-barang yang diperlihatkan pada setiap periode dengan menyebutkan jenis, tipe dan jumlah barang.

4.      Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum diterima

Laporan ini memuat order pembelian yang telah dibuka dan dikirim kepada supplier tetapi barang belum diterima, laporan harus menunjukkan tanggal barang harus diterima.

5.      Laporan analisis atas kualitas barang yang dibeli

Memuat laporan barang-barang yang dibeli dan diterima berikut hasil analisa, bagian penerima atas barang tersebut.

6.      Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat berikut penerimaan barang

Berisi laporan kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat dengan menyebutkan nomor kontrak dan jumlah barang yang telah diterima.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1         Prosedur Pembelian Tunai pada PT Himalaya

1.      Bagian Gudang / Bagian Yang Membutuhkan Barang

Kepala gudang memerikasa stok barang (pada kartu gudang), jika  persediaan menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Memo Permintaan Pembelian (MPP) sebanyak 2 lembar, MPP lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan MPP lembar 2 diarsip tetap.

2.      Bagian Pembelian

Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian Pembelian membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar, SOP lembar 1 dikirim ke supplier, SOP lembar 2 ke bagian penerimaan barang dan SOP lembar 3 diarsip tetap.

3.      Bagian Penerimaan Barang

Menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Menerima Faktur Barang (FB) dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier. Kemudian mencocokan SOP lembar 2, FB, SJB dan barang. Membuat Laporan Penerimaan Barang sebanyak 2 lembar. Menyerahkan LPB lembar 1, FB, SJB dan SOP lembar 2 kebagian keuangan, sedangkan LPB lembar 2 diarsip tetap.

4.      Bagian Keuangan

Setelah menerima SOP lembar 2, LPB, FB, SJB dari bagian penerimaan barang yang akan ditandatangani sebagai otorisasi pembayaran yang selanjutnya bagian keuangan akan membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1 bersana SOP, LPB, FB dan SJB dikirim ke bagian akuntansi, sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke pemasok.

5.      Bagian Akuntansi

Setelah menerima STTP lembar 1, SOP, LPB, FB, SJB dari bagian keuangan maka selanjutnya bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan.

3.2         Fungsi-fungsi yang Terlibat pada Saat Pembelian Tunai di PT Himalya

a.       Fungsi Gudang

b.      Fungsi Pembelian

c.       Fungsi Penerimaan Barang

d.      Fungsi Keuangan

e.       Fungsi Akuntansi

3.3        Dokumen Pembelian Tunai di PT Himalaya

1.      Memo Permintaan Pembelian (MPP)

2.      Surat Order Pembelian (SOP)

3.      Faktur Barang (FB) dan Surat Jalan Barang (SJB) (dari Suplier)

4.      Laporan Penerimaan Barang  (LPB)

5.      Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP).

BAB IV

Penutupan

4.1        Kesimpulan

SIA di PT Himalaya sudah sesuai dengan prosedur dan fungsi-fungsi yang harus terlibat ketika terjadi pembelian tunai juga saling berhubungan dan saling bekerja sama satu sama lain. Di antara fungsi-fungsi yang terlibat di antaranya :

a.       Fungsi Gudang

b.      Fungsi Pembelian

c.       Fungsi Penerimaan Barang

d.      Fungsi Keuangan

e.       Fungsi Akuntansi

Dokumen yang harus ada diantaranya :

1.      Memo Permintaan Pembelian (MPP)

2.      Surat Order Pembelian (SOP)

3.      Faktur Barang (FB) dan Surat Jalan Barang (SJB) (dari Suplier)

4.      Laporan Penerimaan Barang  (LPB)

5.      Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP).

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi.2010.Sistem Akuntansi.edisi 3.jakarta:Salemba Empat.

http://yantytaufik009.blogspot.com